Articles in this section

Kom i gang med ViaTracks-appen

Follow

 

Denne veiledningen viser deg hvordan du bruker ViaTracks-appen for å administrere turer og utstyr.

Installasjon og oppdatering

For å sikre at du alltid har tilgang til de nyeste funksjonene og forbedringene, bør du holde appen oppdatert til enhver tid.

  1. Åpne App Store (iPhone) eller Google Play (Android).
  2. Søk etter ViaTracks.
  3. Trykk på Installer (hvis du laster ned for første gang) eller Oppdater (hvis du allerede har appen).

 

Innlogging første gang

Når du åpner appen for første gang etter en installasjon eller oppdatering, må du logge inn på nytt:

  1. Åpne ViaTracks på telefonen din.
  2. Skriv inn brukernavn og passord for din ViaTracks-konto.
  3. Trykk Logg inn.

 

1. Turer

Etter innlogging kommer du til turoversikten, som viser alle registrerte turer sortert kronologisk med den nyeste turen øverst.

Hvilke turer du har tilgang til, avhenger av din brukerrolle:

  • Standardbrukere ser kun sine egne turer. 
  • Administratorer har oversikt over turene til alle kjøretøy i systemet.

Dette kan du gjøre i turoversikten:

  • Filtrere turer: Tilpass visningen for å finne spesifikke turer.
  • Markere turer som enten privat eller næring
  • Se detaljer: Klikk deg inn på en tur for å se utfyllende informasjon.

  • Endre formål: Du kan registrere formål på én eller flere turer samtidig ved å trykke og holde inne (hold & tab) på den aktuelle turen.

    Hurtigoversikt: For hver tur vil du alltid se grunnleggende informasjon som kjøretøy, sjåfør, start- og stoppested (med tidspunkt), turlengde, tidsbruk, kostnad og formål.

Device_tur1.png

 

1.1. Endre turtype med sveip

I den nye versjonen av ViaTracks kan du raskt endre turtype direkte fra turoversikten uten å åpne hver enkelt tur. 

Slik fungerer sveip for å endre turtype:

  • Åpne Turoversikten i appen.
  • Finn turen du vil endre.
  • Sveip over turen:

    • Sveip til høyre for å sette turen som Privat

    Sveip til venstre for å sette turen som Næring

Device_tur6.pngDevice_tur7.png

Tips: 
Bruk sveip for raskt å oppdatere mange turer uten å åpne dem enkeltvis. Sveip-funksjonen kan deaktiveres i Innstillinger->Brukerinnstillinger->Tur - Sveipinnstillinger

 

1.2. Se detaljer for en tur

Trykk på ønsket tur i turoversikten for å åpne turdetaljene.

Her kan du se informasjon om turen, blant annet sjåfør, kartvisning samt start- og stoppsted.

Bla nedover for flere detailjer, som:

  • Formål

  • Turtype (privat/næring)

  • Kostnader

Device_tur2.pngDevice_trip5.png

 

1.3. Registrere kostnader på en tur

I turdetaljene kan du registrere alle utgifter som er knyttet til en bestemt tur. Dette gjør reiseregnskapet mer komplett og reduserer behovet for manuell registrering i etterkant. Dersom du bruker privatbil i næring, er dette spesielt aktuelt for å føre kostnader som passasjertillegg, tilhenger, verktøytillegg eller lignende.

Slik legger du til kostnader

  1. Gå til Turer i hovedmenyen.
  2. Trykk på den turen du ønsker å registrere kostnader for.
  3. Bla ned i turdetaljene til du finner seksjonen Kostnader.
  4. Trykk på Legg til kostnader.

Registrer utgiftene:

Et nytt vindu åpnes hvor du kan fylle inn informasjon om kostnaden:

  • Type kostnad: velg kategori fra listen (for eksempel parkering, drivstoff, veiavgift eller mat).
  • Antall / km: registrer antall eller kjørt distanse ved behov.
  • Pris / Beløp: angi kostnadsbeløpet.
  • Dato: settes automatisk til turens dato, men kan endres ved behov.
  • Kommentar: legg eventuelt til en kort kommentar, f.eks. “Ekstra bompenger på returen”.

Trykk på Lagre når du er ferdig.

Device_trip5.pngDevice_trip4.png

Tips: 
Systemet registrerer visse utgifter automatisk:
- Bompasseringer blir hentet direkte fra kjøretøyets posisjonsdata.
- Fergepasseringer registreres automatisk dersom ruten inneholder en ferjelinje.
Du trenger derfor bare å legge inn andre typer utgifter manuelt – for eksempel parkering, drivstoff eller diett.

 

1.4 Kartvisning

Du kan enkelt se en visuell fremstilling av turen i kartet for å få bedre oversikt over ruten.

Slik åpner du kartvisningen:

  1. Gå til Turoversikten i appen.
  2. Trykk på turen du ønsker å se nærmere på.
  3. Trykk deretter på kart-utsnittet  i turdetaljene.

I kartvisningen kan du se:

  • Hele ruten som kjøretøyet har kjørt, markert med en tydelig linje på kartet.
  • Startpunkt og stoppunkt, som er markert med symboler og farger 
  • Tidsstempel for start og varighet
  • Adresseinformasjon
  • Zoom inn og ut for å se flere detaljer eller få bedre oversikt.
  • Turtype (privat/næring)

 

Device_tur3.png

Tips: 
Bruk kartvisningen til å kontrollere at kjøreturen er registrert riktig før du endrer formål eller legger til kostnader.

 

2. Utstyr

Velg Utstyr i menyen for å få opp en oversikt over bedriftens registrerte enheter. Listen gir deg en rask forhåndsvisning av nøkkelinformasjon for hvert utstyr.


Klikk på et spesifikt utstyr i listen for å åpne detaljvisningen. Her finner du:

  • Tilkobling: Hvilken Find-brikke utstyret er koblet til.
  • Posisjon: Siste kjente posisjon vist i kartet.
  • Kategorisering: Type utstyr og tilhørende avdeling.
  • Status og oppfølging: Varslinger, vedlikeholdsinformasjon og tilleggsopplysninger.
  • Bruker og profil: Brukerinformasjon og bilde av ustyret.

 

Device_asset1.pngDevice_asset2.png

 

2.1. Se alt utstyr i kartet

Kartvisningen gir deg en visuell oversikt over hvor bedriftens maskiner, verktøy og kjøretøy befinner seg. Dette gjør det enkelt å lokalisere utstyr som er ute i felt.

Slik åpner du kartet:

  1. Gå til Utstyr-fanen nederst i menylinjen.

  2. Trykk på kartikonet øverst til høyre på skjermen. Kartet vil nå laste inn de siste kjente posisjonene for alt utstyr.

Dette ser du i kartvisningen:

Kartet viser markører for hver enkelt enhet basert på siste rapporterte posisjon. Hvis du trykker på en markør, åpnes et informasjonsvindu som viser:

  • Navn og identifikasjon: Utstyrets navn og eventuelt registreringsnummer.

  • Tilhørighet: Hvilken avdeling utstyret tilhører.

  • Posisjonsdata: Nøyaktig adresse og tidspunkt for siste oppdatering.

  • Hurtiglenke: Mulighet til å klikke deg direkte videre inn på utstyrets fulle detaljside.

Navigasjon og funksjoner:

  • Navigere i kartet: Dra med fingeren for å flytte kartet, eller knip inn/ut for å zoome.

  • Filtrere visningen: Bruk filterfunksjonen for å kun vise spesifikke utstyrstyper eller lokasjoner.

     

Device_asset1.pngDevice_asset4.png

Tips: 
- Hvis du ikke ser alt utstyr på kartet, kontroller at du har valgt riktig bedrift eller avdeling i appens innstillinger.
- Du kan også bruke kartvisningen til å planlegge henting eller service, ved å se hvilke enheter som befinner seg nær hverandre.
- Trykk på et utstyr direkte i kartet for å åpne utstyrsdetaljer uten å gå tilbake til listen.

 

3. Rapporter

ViaTracks gjør det enkelt å generere kjørerapporter basert på registrerte turer. Disse rapportene gir et solid dokumentasjonsgrunnlag som kan brukes til lønn, refusjon, regnskap eller internkontroll av kjøretøybruk.

Slik genererer du en kjørerapport:

  1. Åpne Rapporter i hovedmenyen.
  2. Velg rapporttype: Velg den rapportformen som passer ditt behov (f.eks. kjøreliste eller Privat skattbar per bruker).
  3. Tilpass rapportfilter: Velg ønsket tidsperiode, kjøretøy eller sjåfør for å avgrense rapporten.
  4. Bestill rapport: Trykkpå knappen Be om rapport.

Levering: Rapporten genereres automatisk i bakgrunnen og sendes direkte til din registrerte e-postadresse i løpet av kort tid.

 

Device_report.png

Tips: 
Rapporttyper og rapportfiltre er forhåndsdefinerte i systemet, men du har mulighet til å opprette dine egne tilpassede filtre i ViaTracks Web.

 

Support

Har du spørsmål eller kommentarer til appen, kontakt:

Devinco support

 support@devinco.com

 +47 73 19 74 50

Related articles