Man bruker internordre for å holde oversikt over interne kostnader, timer, fravær og alt som ikke skal faktureres/ registreres på kundeordre.
Det varierer hvor mange internordre som brukes, men man trenger i hovedsak kun 1.
Denne vil da typisk være gjeldende for 1 år om gangen, og være felles for alle ansatte.
I dette oppsettet går vi over hvordan man kan sette opp internordre i henhold til en av våre anbefalte metoder.
Da vil alle ansatte ha samme ordre, men de vil kun se sine egne timer og skjema.
Oppsettet kan variere basert på baksystem
Innhold:
Sette opp intern ordretype i SC
Sette egenmelding og fravær som personlige skjema
Sette opp intern ordretype i SC
Ordretyper, kategorier eller kategori SC er verktøy for å kunne seksjonere, filtrere og behandle ordre i SpeedyCraft.
Her har man mulighet til å sette krav for timegodkjenning (krever SCWeb), filtrere timekategorier, velge aktive og sette krav på skjema og sjekklister.
Hvordan man oppretter ordretyper vil variere fra baksystem til baksystem.
Hvis man er usikker på hvordan det gjøres, ta kontakt med support.
For mer informasjon om Ordretyper se: Systemoppsett: Ordretyper
- Logg inn i SpeedyCraft Admin
- Gå til Systemoppsett
- Velg fanen Ordretyper
- Trykk på ordretypen som skal brukes som Intern i listen på venstre side.
Tilgjengelige timekategorier
Under "Velg gyldige tjenester for den valgte ordren" velg "La ordretype avgjøre tilgjengelige timetyper".
I listen under så fjerner man alle timearter som ikke er interne timearter.
Dette gjør at "kun" de avhukede timeartene er tilgjengelig for timeføring på denne ordretypen.
Skjemaoppsett
I menyen "Velg gyldige skjema for valgte ordretypen" så fjerner man alle skjema som ikke skal brukes for intern registrering.
Interne skjema kan være, Egenmelding eller Skjema for ferie, fri og velferd.
De er begge tilgjengelig som standard i SpeedyCraft.
Sette Egenmelding og fravær som personlige skjema
Registering av skjema som "Egenmelding" er personlige skjema og utfylte skjema skal ikke være tilgjengelig for alle ansatte.
Slike skjema skal derfor hukes av som Personlig Skjema.
Dette gjør at det utfylte skjemaet kun er synlig for den som har fylt det ut. Det vil ikke være tilgjengelig å lese eller redigere for andre deltakere.
Personlig skjema aktiveres på følgende måte:
- Logg inn i SpeedyCraft Admin
- Gå til Skjemaoppsett
I listen på venstre side, velg det interne skjemaet og huk av for Personlig skjema under Skjemainnstillinger.
Sette ordren som type intern
Når man setter at ordren skal være ordretype intern, så vil alle funksjonene beskrevet over tre i kraft.
Dette har umiddelbar virkning ved neste synk av de håndholdte.
- Logg inn i SpeedyCraft Admin
- Gå til Ordre
I listen på venstre side, velg ordren som skal være intern.
Under Ordreinformasjon, endre type til Intern.
Sette timefilter og jobbansvarlig på ordren
På en internordre så vil de ansatte registrere private timer, dette er da timer som ikke skal være synlig for andre deltakere på samme ordre.
Her skal vi derfor sette et timefilter samtidig som man tildeler alle ansatte den interne ordren.
- Logg inn i SpeedyCraft Admin
- Gå til Ordre
- Velg ordre å gå til fanen Deltakere
Tildele alle
Under "sett status", velger man Tildel alle, dette gjør at alle ansatte vil få den interne ordren.
Time og produktfilter
For at man bare skal kunne se sine egne timer så setter man et timefilter på ordren.
Under Timefilter og Produktfilter trykker man på "Velg", dette vil fjerne haken for alle tildelte deltakere.
Avhuket = Den ansatte ser alle timer på ordren.
Uten hake = Den ansatte ser kun sine egne timer.
Fjerne Jobbansvarlig
For å forhindre at ordren blir lukket og avsluttet av en utebruker er det viktig at internordre ikke har noen jobbansvarlig.
Under fanen Hjem, velg Fjern jobbansvarlig.
Fjerne ordre fra serversøk (personlige internordre)
Ved bruk av 1 intern ordre for alle ansatte vil ha ordren tilgjengelig i serversøket, men ved bruk av internordre pr. ansatt så ønsker man ikke at andre kan søke opp og tildele seg ordren.
Man kan derfor fjerne internordre fra Serversøk i SCM.
- Logg inn i SpeedyCraft Admin
- Gå til Ordre
- Velg ordre å gå til fanen Filter
