HMS/KS - nye funksjoner i sjekklister

Du kan nå legge inn flere avvik på ett og samme sjekklistepunkt i HMS/KS-modulen i Mobile Worker. Funksjonen er tilgjengelig både på mobil og web.

Dette gjør det enklere å dokumentere alt som er oppdaget, også når feilene er ulike og krever forskjellig type oppfølging

Eksempel: 

Sjekklistepunkt: “Sikring av arbeidsområde”

Mulige avvik kan være:

• Mangler fysisk avsperring → tiltak: sette opp gjerde
• Mangler skilting → tiltak: bestille og montere skilt

Selv om de hører til samme sjekklistepunkt, er det forskjellige problemer som håndteres separat.

Eksempel: 

Sjekklistepunkt: “Koblingsboks kontrollert”

Mulige avvik kan være:

• Manglende strekkavlastning
• Feil merking av kabler
• Utilstrekkelig kapslingsgrad

Hvert avvik kan registreres for seg, med egen alvorlighetsgrad, frist og ansvarlig.

Du får en mer nøyaktig registrering av avvik.

• Hvert avvik får riktig ansvarlig person og oppfølging.
• Det blir enklere å prioritere og lukke avvik.
• Risikoen for at noe blir glemt, reduseres.

Tildeling av sjekklister er nyttig når du vil:

• Sikre at én bestemt person er ansvarlig for å utføre eller fullføre en sjekkliste
• Tydeliggjøre hvem som skal følge opp oppgaven, særlig i større eller parallelle prosjekter
• Forenkle arbeidsflyt ved at ansatte kun ser sjekklister som er relevante for dem
• Unngå misforståelser og dobbeltarbeid
• Få bedre sporbarhet og dokumentasjon på hvem som har hatt ansvar
• Planlegge arbeid bedre ved å tildele sjekklister på forhånd
• Gjøre oppfølging enklere for prosjektleder eller ansvarlig

Slik tildeler du sjekklister

På web (app.mworker.com)

1. Gå til sjekklisteoversikten
2. Åpne kontekstmenyen (⋮) på sjekklisten du vil tildele
3. Velg «Tildel»
4. Velg ordredeltaker
5. Bekreft tildelingen

På mobil

Alternativ 1: Fra sjekklisteoversikten

1. Gå til den aktive ordren
2. Åpne Sjekklister
3. Trykk og hold på sjekklisten du vil tildele
4. Velg «Tildel til»
5. Velg ansatt og bekreft

Alternativ 2: Under utfylling av sjekkliste

1. Gå inn i sjekklisten
2. Trykk «Tildel ansatt»
3. Velg bruker og bekreft

Hvordan se hvem en sjekkliste er tildelt til:

På web

Du kan se tildelingen på to måter:
 

• I sjekklisteoversikten: Se kolonnen «Tildelt til»
  – Du kan også filtrere på denne kolonnen
• Hurtigfilteret øverst på siden

På mobil

1. Gå til ordren
2. Åpne Sjekklister
3. Trykk på filterknappen til høyre
4. Velg «Tildelt»
5. Finn ditt navn i listen, eller søk direkte

Viktig å vite om tildeling

• Alle som har tilgang til en ikke tildelt sjekkliste kan tildele den til seg selv eller andre.
• Når en sjekkliste er tildelt, kan kun følgende brukere endre tildelingen eller sette den tilbake til «ikke tildelt»:
  • Selskapets administrator (web)
  • Prosjektansvarlig
  • Ordreansvarlig
  • Brukeren som sjekklisten er tildelt

Hva betyr «Ikke relevant»?

Markeringen gjør det mulig for brukeren å:

• Velge bort sjekklistespørsmål som ikke er aktuelle på det konkrete oppdraget
• Skjule punkter som ikke trenger utfylling
• Generere rapporter som kun viser relevante deler av sjekklisten

Effekten er mer dynamiske sjekklister, mindre støy og kortere, mer målrettede rapporter.

Mulige bruksområder

• Ansatte ute på et oppdrag kan skjule og velge vekk spørsmål som angår
  • Utstyr som ikke skal brukes på dette spesifikke prosjektet
    • Eks. fallsele, termokamera, membranvarmer
  • Materiale som ikke er tilgjengelige, ikke trengs eller omfattet av kontrakten
    • Type glass, membran, beslag , isoleringselement
  • Sjekkpunkter i en kontroll som ikke finnes på stedet
    • Eks. solceller, nødlys, avløpssystem
  • Metoder og rutiner som ikke er relevante for prosjektet
    • Eks. fallsikring for arbeid som ikke er i høyden

Hvor i systemet settes det opp?

App.mworker.com

For å sette opp malene for sjekklister: 
Innstillinger ➡️  sjekklistemaler

For å justere en eksisterende sjekkliste på en ordre: Ordre ➡️ sjekkliste ➡️ rediger

For å fylle ut en sjekkliste med disse innstillingene på web/ mobil: Ordre ➡️ sjekkliste ➡️ fyll ut

Hvordan sette opp en mal med «Ikke-relevant»?

Gruppenivå

• Opprett eller importer en sjekklistemal.
• Opprett grupper med spørsmål.
• Velg en gruppe.
• Skru på valg for «tillat ikke -relevant»

Effekt; Den som anvender sjekklisten med denne malen kan velge bort denne gruppen i besvarelsen

Spørsmålsnivå

• Opprett eller importer en sjekklistemal.
• Opprett grupper med spørsmål
• Velg et spørsmål
• Skru på valg for «tillat ikke -relevant»

Effekt;

• Den som anvender sjekklisten med denne malen kan velge bort dette spørsmålet i besvarelsen.

Hvordan bruke «Ikke-relevant» som sjekklistebruker på web?

• Den som fyller ut sjekklisten ser at en spørsmålsgruppe eller et spørsmål ikke er relevant for denne ordren
• De aktiverer «IR» på gruppe eller spørsmålsnivå
• Gruppen eller spørsmålet lukkes og markeres som inaktiv i utfylling og innholdsfortegnelse

Effekt:

• Sjekklistegrupper og sjekklistespørsmål som er satt som ikke relevant vil
  • Vises som inaktiv for alle som fyller ut sjekklisten
  • Utelates fra rapporter som sendes og genereres av sjekklisten

Hvordan bruke «ikke-relevant» som sjekklistebruker på mobil?

• Den som fyller ut sjekklisten ser at en spørsmålsgruppe ikke er relevant for denne ordren
• De aktiverer «IR» på gruppenivå eller spørsmålsnivå
• Gruppen/ spørsmålet lukkes og markeres som inaktiv i utfylling og innholdsfortegnelse
   

Effekt:

• Sjekklistegrupper og sjekklistespørsmål som er satt som ikke relevant vil
  • Vises som inaktiv for alle som fyller ut sjekklisten
  • Utelates fra rapporter som sendes og genereres av sjekklisten

QR-koder gjør det enklere for ansatte å finne riktig sjekkliste uten å lete i appen. Dette sparer tid og sikrer at alle følger de riktige rutinene.

Mulige bruksområder:

• Byggeplass: Plasser QR-koden på infotavler eller på utskrifter av byggetegninger, slik at ansatte raskt får tilgang til sjekklisten for prosjektet.
• Verktøy: Fest QR-koder på verktøy for opplæring og sikker bruk. Når verktøyet tas i bruk, kan ansatte skanne koden for å få tilgang til relevant sjekkliste, bekrefte opplæring og sikre at kun kvalifisert personell bruker utstyret.
• Dokumentasjon: QR-koder gir tydelig og sporbar dokumentasjon for HMS og internkontroll.

Hvordan lage og bruke QR-kode

1. Gå til Sjekklisteoversikt eller Ordresjekklister
2. Åpne kontekstmenyen (⋮) på ønsket sjekkliste
3. Velg «Generer QR-kode»
4. Last ned QR-koden og plasser den der du ønsker
5. Ansatte kan skanne koden med mobilen og åpne sjekklisten direkte i MobileWorker-appen