Godkjenning av timer på web
Godkjenning av timer er en viktig del i en bedrifts arbeidsrutine.
Når timer blir godkjent blir de låst for redigering.
De vil også bli eksportert/importert i integrert økonomisystem, f.eks. Uni Økonomi.
Fanen timelister
“Oppgaveviser”.
Kan hente utvalg på team eller avdeling.
Det er satt noen standard utvalg for periode.
Kan også ta eget utvalg som kan gå over lengre periode.
Det er mulig å begrense utvalget ved f.eks å se kun “Godkjente” eller “Ikke godkjente” timer.
Når utvalget er satt vil en kunne hente ansatte som har registreringer innenfor utvalget.
I utgangspunktet kan en kun se timer på en ansatt om gangen.
Dersom en i prosjekt listen merker av ett prosjekt/ordre kan en se alle de ansatte som har registrert timer på det prosjektet/ordren i utvalget.
Kan likevel velge å se kun en ansatt om gangen.
Alle registreringer kommer fortløpende nedover i egne rader.
Dersom det “mangler timer” kan ordren være avsluttet og du må velge “Alle” i visning av prosjekter.
En kan sortere rekkefølgen på radene ved å trykke på navnet til kolonnen f.eks dato eller ordre.
Alle postene i registreringen vises bortover med antall og navn.
Kolonnen “Sum arbeidede timer” viser summen av alle arbeidstimene som er fordelt på ulike timearter i registreringen.
Det er mulig å endre hvilke kolonner en ønsker å se ved å gå inn på menyen “Kolonner”.
Marker raden med timene som du ønsker å godkjenne og du får flere valg oppe til høyre.
Redigere:
Timene kan redigeres før godkjenning.
Slett:
Hele registreringen slettes.
Avvis:
Kan returnere registreringen tilbake til den ansatte med begrunnelse for avvisningen (påkrevd).
Den ansatte må redigere timene og lagre på nytt.
Dersom det er grense for hvor lang tid tilbake det kan registreres timer f.eks 7 dager, er det mulig i innstillingene å sette en lengre periode for redigering av avviste timer.
Godkjenne:
Timene vil bli godkjent og låst for redigering.
Man kan legge inn en kommentar ved godkjenningen (Ikke påkrevd).
Denne kommentaren vil du finne igjen på registreringens oppgavelogg i “Oppgaveviser”.
Timer som er godkjent er det ikke mulig å endre på.
Timene kan evnt endres i Uni Økonomi eller andre integrerte økonomisystemer.
Når timene er godkjent har de ingen check box og de er lysegrå.
Markerer du raden får du nå bare tilgang til “Visning”.
Timer som er godkjent er det ikke mulig å endre på.
Timene kan evnt endres i Uni Økonomi eller andre integrerte økonomisystemer.
“Ansattevisning”
Denne visningen er kun tilgjengelig for de som har rollene administrator, avansert bruker eller egendefinert rolle for dette.
Kan hente utvalg på ansattgruppe, team eller avdeling.
Uken kan vises uten lørdag og søndag ved å fjerne avhuking for “Inkluder helger”.
Det er mulig å se alle aktive ansatte selv om de ikke har registrert timer i perioden ved å ta på haken “Vis alle aktive brukere”.
Det er satt noen standard utvalg. Kan også sette eget utvalg.
I ansattevisning kan man kun se hele uker om gangen inntil 2 uker.
Dersom en i prosjekt listen merker av ett prosjekt/ordre kan en se alle de ansatte som har registrert timer på det prosjektet/ordren i utvalget.
Dersom det “mangler timer” kan ordren være avsluttet og du må velge “Alle” i visning av prosjekter.
Når utvalget er satt vil alle ansatte som har registrerte timer i utvalget vil vises med sum pr dag.
Kolonnen “Sum arbeidede timer” viser summen av alle arbeidstimene for perioden.
Det vil i kolonner etter vises totaler “Utlegg” og “Ekstratimer” i perioden.
Holder du musepeker over timene den aktuelle dagen vil du kunne se den dagens registreringer.
Markerer du en av postene vil registreringsbildet åpne seg og det er mulig å redigere timene.
Trykker du direkte på timeantallet vil du sendt til oppgaveviser for kun den dagen.
Marker timene du ønsker å godkjenne og du får flere valg oppe til høyre.
Kan markere hele perioden for èn ansatt ved å hake av foran den ansatte.
Kan markere en dag for alle ansatte ved å hake av over ukedagen.
Kan markere hele perioden for alle ansatte ved å hake av oppe til venstre.
Kan hake av èn dag for èn ansatte ved å hake av den dagen for den aktuelle ansatte.
Avvis:
Kan returnere registreringen tilbake til den ansatte med begrunnelse for avvisningen (påkrevd).
Den ansatte må redigere timene og lagre på nytt.
Dersom det er grense for hvor lang tid tilbake det kan registreres timer f.eks 7 dager, er det mulig i innstillingene å sette en lengre periode for redigering av avviste timer.
Godkjenne:
Timene vil bli godkjent og låst for redigering.
Man kan legge inn en kommentar ved godkjenningen (Ikke påkrevd).
Timer som er godkjent er det ikke mulig å endre på.
Timene kan evnt. endres i Uni Økonomi eller andre integrerte økonomisystemer.
Timer som allerede er godkjent vil vises uten check box.
Er noen av timene godkjent, men ikke alle den dagen vil det vises check box.
Man kan se hvilke timer som er godkjent ved at de under kolonne timer er markert grønt og lysegrå tekst.
De er ikke lenger redigerbare.
Enkel brukerstatistikk på den ansatte kan ses her
Er det satt opp timebank vil saldo vises.
Denne uke:
Dagens kalender uke.
Denne måned:
Dagens kalender måned.
Denne periode:
Utvalget du har satt.
TImer kan også godkjennes på “Administrere” - “Oppgaver”
Noe lik “Oppgaveviser” men med mindre utvalgsmuligheter.
Kun de som har rollene administrator, avansert bruker eller egendefinert rolle kan se alle ansatte.
Har ett filter oppe til høyre.
Det er også mulig å lage filter på visningen eller bruke filter som en form for søk:
En kan sortere rekkefølgen på radene ved å trykke på navnet til kolonnen f.eks dato eller ordre.
Kolonnen “Sum arbeidet” viser summen av alle arbeidstimene.
Det er mulig å endre hvilke kolonner en ønsker å se ved å gå inn på menyen “Kolonner”.
Du kan også gruppere innhold i listen pr. kolonne.
Høyreklikk på kolonne hodet og gjør et valg.
Du kan lage undergrupper ved å gruppere flere kolonner, her er det helt fritt hvordan du ønsker å se dataene.
TIPS:
Vær oppmerksom på at når du filtrerer/grupperer/sorterer kolonner, blir dette markert med oransje firkanter. Dette oppsettet blir stående også når du kommer tilbake til visningen sendere, og kan “lure” deg til tider. Opphev filter/gruppe/sortering ved å trykke krysset helt til høyre i oransje felt.
Dersom en i prosjekt listen merker av ett prosjekt/ordre kan en se alle de ansatte som har registrert timer på det prosjektet/ordren i utvalget.
Dersom det “mangler timer” kan ordren være avsluttet og du må velge “Alle” i visning av prosjekter.
Marker raden med timene som du ønsker å godkjenne og du får flere valg oppe til høyre.
Redigere:
Timene kan redigeres før godkjenning.
Slett:
Hele registreringen slettes.
Avvis:
Kan returnere registreringen tilbake til den ansatte med begrunnelse for avvisningen (påkrevd).
Den ansatte må redigere timene og lagre på nytt.
Dersom det er grense for hvor lang tid tilbake det kan registreres timer f.eks 7 dager, er det mulig i innstillingene å sette en lengre periode for redigering av avviste timer.
Godkjenne:
Timene vil bli godkjent og låst for redigering.
Man kan legge inn en kommentar ved godkjenningen (Ikke påkrevd).
“Godkjenningsnivå”
Det er mulig å ha flere godkjenningsnivå.
Når ett godkjenningsnivå har godkjent timer, blir de låst for redigering av de ansatte og det aktuelle nivået. Timer vil alltid låses for nivået som har godkjent og evnt lavere nivå.
Det er kun når siste nivå har godkjent timer at de vil bli eksportert/importert i integrert økonomisystem, f.eks. Uni Økonomi.
Alle nivåer har mulighet til å godkjenne selv om det ikke er godkjent på lavere nivå.
Funksjonaliteten for flere godkjenningsnivå settes opp under “Innstillinger” - “Registre” - “Godkjenningsnivå”.
Man kan ha så mange godkjenningsnivå som man trenger.
Nivå 1 er det første nivå.
Det høyeste tallet er det siste nivået som må godkjenne timer.
Tildele ansatte på de ulike godkjennings nivåene gjøres her.
Når ditt nivå har godkjent vil status se slik ut:
“Ansattevisning”
Sirkel foran timene er halv grønn mens check box er borte.
Timene er ikke lenger redigerbare for ditt nivå.
Når sirkel er halvveis grønn, så betyr det at timer er godkjent av minst ett nivå.
“Oppgaveviser”
Godkjenningsstatus viser venter.
Står hvilket nivå godkjenningsbrukeren har bak navnet.
Ta ut timelister
“Oppgaveviser” er eneste mulige sted utenom i “Rapporter”
Sett utvalget du ønsker eksportert
Her kan du velge enten excel eller PDF